Houtcafé over de EUDR: stappenplan DDS en vragenrondes

De VVNH heeft tijdens het Houtcafé over de EUDR begin september 2024 in Almere een stappenplan gepresenteerd voor de due diligence. Houthandelaren die dit goed implementeren, voldoen aan de EUDR, de nieuwe Europese ontbossingswet.

Update: De EUDR is uitgesteld tot december 2025. Houtwereld heeft in een artikel alles over deze ontbossingswet op een rijtje gezet.

Daarnaast biedt de VVNH haar leden later dit jaar een digitale tool aan voor het correct archiveren en bijhouden van alle relevante gegevens, die nodig zijn voor het bedrijfseigen due diligence systeem (DDS).

De Duitse collega’s van GD Holz trekken de kar; de Europese brancheverenigingen, lid van de ETTF, de European Timber Trade Federation, kunnen gebruik maken van de tool tegen betaling van een fee. ‘Eind september, begin oktober is de eerste testversie naar verwachting beschikbaar’, zegt Paul van den Heuvel, directeur van de VVNH.

Met de tool kun je digitaal alle relevante en noodzakelijke gegevens voor een juiste DDS aanleggen en archiveren. Het dient ook als tool om de noodzakelijke gegevens te kunnen uploaden in Traces.

Traces is het systeem dat de EU hanteert voor de dataverwerking van alle producten die onder de EUDR vallen. De tool sluit door middel van een api (application programming interface, software) ook aan op bestaande ERP-systemen van de leden van de VVNH, zo is toegezegd. ‘De tool van GDHolz-ETTF en je ERP-systeem moeten dus met elkaar kunnen communiceren, waarmee dubbele administratie wordt voorkomen’, aldus Van den Heuvel. ‘Denk aan het inkloppen van leveranciersinformatie, productsoort, coördinaten, shipments et cetera.’

Brieven voor leveranciers

Er gebeurt meer in Europees verband. De ETTF heeft bijvoorbeeld brieven beschikbaar in acht verschillende talen, zo werd verteld tijdens het houtcafe over de EUDR begin september. Deze brieven staan op de VVNH-site en kun je als importeur naar je leveranciers sturen. Hier staat precies in welke informatie je nodig hebt om een goede DDS op te zetten om te voldoen aan de EUDR.

Maar wat nu als mijn leverancier mij de data niet wil geven? Bijvoorbeeld als het gaat om de exacte coördinaten van hout uit Amerika. ‘Als het gaat om privé bosgebied bestaat er veel weerstand om de data te delen’, klinkt het uit een mond van een van de aanwezigen van het Houtcafé.

Tieme Wanders van de NVWA is stellig: ‘Als jij als importeur het hout op de Europese markt wilt brengen, ben je zelf verantwoordelijk voor de juiste data. Zonder geolocatie kun je iets niet invoeren in Traces.’

Je moet de geolocatie van de partij hout al hebben als je het materiaal nog varend is. Voor het inklaren bij de douane. Eigenlijk dus al voor de aankoop omdat je anders geen goede DDS kunt uitvoeren.

VVNH-werkgroep EUDR

Binnen de VVNH is een speciale EUDR werkgroep in het leven geroepen. Deze bestaat uit Frank Boezewinkel (Deli Home), André de Boer (adviseur VVNH en tevens oud-directeur), Ingvar Kristensen (Dekker Hout), Sonja Marinkovic (Hupkes Wijma), Nick Nijman (TABS), Bas Spronk (TTC), Frida van der Veen (Boogaerdt Hout) en Paul van den Heuvel (VVNH en Centrum Hout). Deze groep heeft nauw contact met het ministerie van LVVN (Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur) en met de NVWA.

Een goede DDS bestaat uit drie stappen:

1. Informatie over je product en de handelsketen verzamelen. Legaliteit en ontbossingsvrij aantonen
2. Uitvoeren van een risico beoordeling. De Europese Commissie komt nog met een benchmark waarin ze de landen een risiconiveau geven. Heeft jouw land van herkomst een laag risico? Dan is alleen stap 1 voldoende.
3. Risico beperkende maatregelen nemen

De handleiding van de VVNH gaat uitgebreid in op de afzonderlijke stappen.

Vragen Houtcafe EUDR

Hieronder volgen enkele- van de verschillende scenario’s die tijdens het Houtcafé aan bod kwamen:

Een kleine of middelgrote onderneming koopt EU-naaldhout van verschillende EU-leveranciers en levert dit in bestek aan verschillende klanten. Wat moet je doen?

Het bedrijf is een KMO-handelaar (kleine of middelgrote onderneming; met minder dan 250 werknemers en een jaaromzet van max 50 miljoen euro). Zijn leveranciers hebben de due diligence procedure reeds doorlopen en hun DD-verklaringen in Traces geupload. Het bedrijf moet alle referentienummers van de DD-verklaringen van zijn leveranciers archiveren en minstens vijf jaar bewaren en desgevraagd aan het bevoegd gezag tonen.

Hoe zit het met hout uit Noorwegen?

Noorwegen behoort wel tot de European Economic Area (EEA) – zoals ook het Verenigd Koninkrijk, IJsland en Liechtenstein – maar niet tot de 27 landen die lid zijn van de Europese Unie. Hout uit deze landen moet je beschouwen als hout dat van buiten de EU komt.

Een kleine timmerfabrikant koopt van meerdere leveranciers in Nederland hout voor kozijnen. Wat zijn zijn verplichtingen?

De timmerfabrikant wordt met de productie van kozijnen een ‘KMO (klein of middelgrote) marktdeelnemer verderop in de toeleveringsketen’, omdat hij een nieuw product met een andere HS-code op de markt brengt. Hij moet alle referentienummers van de DD-verklaringen van zijn leveranciers archiveren en minstens vijf jaar bewaren en desgevraagd aan het bevoegd gezag tonen.

Nu verkoopt deze kleine timmerfabriek zijn kozijnen van tropisch hout aan een grote aannemer. Wat nu?

De grote aannemer is een niet-KMO handelaar. Hij moet de door de timmerfabriek aangeleverde referentienummers in zijn DDS-verklaring in Traces uploaden.