Kunstmatige intelligentie oftewel AI is van abstract toekomstbegrip veranderd in een concreet hulpmiddel voor ondernemers, ook voor houtbedrijven. Tegelijkertijd roept AI vragen op. Wat is het precies, wat kun je ermee en wat niet? Dekker Hout en VandenTop Tuinhout vertellen wat AI precies voor hen doet en hoe ze het hebben aangepakt.
‘AI is voor ons veel meer dan een leuke gadget om een afbeelding mee te maken, een offerte of een blogtekst voor de website. Wij hebben AI direct op onze systemen aangesloten en het is nu een onmisbaar gereedschap dat ons echt ontzorgt,’ vertelt Peter Jan Geurts, operationeel directeur bij VandenTop Tuinhout in Barneveld. Van experimenteren met tools als ChatGPT, Co-pilot, Gemini of Elicit zijn er steeds meer bedrijven die AI, kunstmatige intelligentie, structureel toepassen. Bij VandenTop beantwoordt AI vragen die per mail binnenkomen, bijvoorbeeld over de status van een order. Of over de voorraad, of over een factuur.
Peter Jan Geurts: AI is onmisbaar gereedschap
‘Bij onze mensen zit heel veel kennis en kunde over het vak. Onze afdeling verkoop & service besteedde echter heel veel tijd aan het beantwoorden van relatief simpele vragen. Niet aan verkopen of technische ondersteuning. Dat moest anders. We zijn heel voorzichtig begonnen, hebben onszelf de vraag gesteld “welk probleem willen we oplossen en met welke investering?” We hebben met een projectteam met alle disciplines uit het bedrijf een roadmap opgesteld. De kennis en de data hebben we ontsloten en ‘gevoerd’ aan de AI-toepassing. Alles heel veilig en in gesloten systemen. Je kunt tenslotte geen klantgegevens in ChatGPT gooien.’
Geurts drukt collega’s die ook AI willen benutten op het hart om duidelijke doelen te stellen. ‘Anders verdwaal je. AI is zo veelomvattend. Je kunt helemaal los gaan. Kijk wat bij je bedrijf past en wat je nodig hebt om je doel te bereiken. Elke dag komen er wel nieuwe tools bij en het is dan ook zaak je niet gek te laten maken.’ De directeur adviseert om je als beslisser wel te verdiepen in de materie. ‘Zorg dat je in grote lijnen snapt wat er gebeurt. Wat data voor je bedrijf kan doen.’ Het Barneveldse bedrijf switchte gedurende het proces zelf ook een aantal keren naar een ander AI-model. ‘Om adequater te kunnen werken of om te kunnen koppelen met ons ERP-systeem. En ja ook wij hebben hier en daar zelf keuzes gemaakt waar we later op terug zijn gekomen. Verwacht dus geen vlekkeloos proces.’
Met AI tijd voor meer klantcontact
Bij Vandentop communiceert de AI-assistent direct met de administratie in Exact Globe. Via een Model Context Protocol. ‘Klinkt ingewikkeld, maar dit systeem verdeelt de data in blokjes. Heeft iemand een vraag over een bestelling, dan krijgt de AI-assistent via het bestelnummer alleen toegang tot die data en niet tot al het andere. AI kan dus bij ons actuele data veilig ophalen en verwerken zonder handmatige tussenstappen. Toen we net begonnen keek er altijd nog een menselijk paar ogen mee.
We hebben kinderziektes ontdekt en verholpen. Nu profiteren we van tijdbesparing en het wegnemen van menselijke fouten bij dataoverdracht. Het is ons niet te doen om banen uit te sparen. Zo zit de houthandel niet in elkaar. We zijn geen dienstverlenende bedrijfstak zoals een bank of verzekeraar. Dat AI daar banen gaat kosten, daar ben ik van overtuigd. Bij ons zorgt het ervoor dat onze mensen kunnen doen waar ze goed in zijn, dat ze in hun kracht komen te staan en dat fouten verminderen.
Ook niet iedereen in het bedrijf komt er mee in aanraking. Iemand die nauwelijks met een computer werkt, heeft er niet direct baat bij.’ Bij VandenTop liep de implementatie van AI bijna synchroon met een nieuw WMS, een warehouse management system. ‘We zijn van papier naar digitaal gegaan met Boxwise. Onze orderpickers werken nu met scanners in plaats van met een papieren bon, dat zorgt ervoor dat we sneller kunnen picken en fouten reduceren. Dit systeem en ons AI-landschap maakt dat we nu kunnen doorontwikkelen.’ Ook op marketinggebied is AI niet meer weg te denken bij het bedrijf. ‘Sinds een half jaar automatiseren we onze content en de sfeerbeelden voor de website met AI tooling. Een mooi voorbeeld daarvan zijn onze overkappingen, te zien op www.vandentop.nl/overkapping.
‘Geen zelfstandig systeem’
Volgens AI-expert Etienne Donicie kampen veel ondernemers in tegenstelling tot VandenTop met weerstand tegen AI. ‘Dit komt door onbekendheid. Maar het is zonde om er niet aan te beginnen. Met een beetje inspanning kan AI een handig hulpmiddel zijn om de bedrijfsvoering te optimaliseren.’ De werkwijze van VandenTop is heel specifiek. ‘Veel mkb-bedrijven kunnen al verbeteren met generatieve AI.
‘Dan heb je het over tools als ChatGPT, Gemini of Claude, waarmee je tekst, beeld, video’s en analyses kunt maken. Daar kunnen ondernemers in principe direct mee aan de slag.’ Hij benadrukt daarbij dat AI geen zelfstandig denkend systeem is. ‘Het is beslist geen wondermiddel en het gaat jou als ondernemer zeker niet vervangen. Wat het wel is, is een slimme assistent of een secretaresse die nooit moe wordt. Maar hoe handig dat ook lijkt, je moet AI goed aansturen, controleren en vooral zelf blijven nadenken.’ Voor ondernemers is het daarom zaak dat ze AI benaderen als gereedschap en niet als eindoplossing, stelt Donicie.
Dat laatste doet Dekker Hout ook. Dit bedrijf uit Vianen zet AI in om binnenkomende orders uit de mailbox zonder tussenkomst van een medewerker in te voeren in Business Central. Of de order nu in pdf, in Word, in een afbeelding, in Excel, in platte tekst of in een combinatie daarvan in de mail staat, AI analyseert het en zet het om naar een productieorder.
Order automatisch naar Business Central
Robbert Jan Dekker ‘Onze AI-oplossing, gebouwd in samenwerking met Lleverage AI, pikt de berichten automatisch op. Het systeem beoordeelt of het om een geldige orderaanvraag gaat, herkent het formaat en extraheert de relevante gegevens zoals artikelen, hoeveelheden, maten en leverdata. Op basis daarvan wordt automatisch een order klaargezet in Business Central. Een medewerker op de binnendienst controleert deze order aan de hand van de oorspronkelijke aangeleverde materialen. Daarnaast is er een feed-back-mechanisme ingebouwd: als AI iets niet goed herkent, wordt dat teruggekoppeld zodat het systeem zichzelf continu verbetert.’
AI leren over unieke klantafspraken
Dat het ook hier niet allemaal vlekkeloos verliep, erkent Dekker eerlijk. ‘Het was wel een puzzel om alles goed op elkaar af te stemmen. Denk aan productherkenning, eenheden en klant-specifieke afspraken. Maar het fundament staat nu stevig. We werken met standaard API’s en maatwerk-API’s die door ons of door Lleverage AI zijn ontwikkeld en samen werkt het goed in de koppeling en data-overdracht. Voor het slagen van het systeem blijf je wel afhankelijk van de kwaliteit van wat er binnenkomt. Een onduidelijke foto of een cryptische e-mail blijft lastig, ook voor AI.’ Robert Jan Dekker komt naar de Houtwereld Praktijkdag op 1 oktober bij Lambert van den Bosch uitgebreid vertellen over de toepassingen van AI bij Dekker Hout.
Dekker adviseert collega’s om een opstartfase te hanteren en pas daarna echt over te stappen. ‘Die heb je nodig om AI te leren welke producten, benamingen, maten, eenheden en klantgewoontes er zijn. Dat kost tijd en aandacht. In de houthandel werken we met specifieke maten, kwaliteitsaanduidingen en klantafspraken die niet altijd eenduidig op papier staan. Die kennisoverdracht van mens naar machine is een belangrijk onderdeel van het traject. Je moet de kennis die medewerkers in hun hoofd hebben, vertalen naar regels voor een AI-systeem. Veel vakkennis zit impliciet bij mensen en moet expliciet gemaakt worden voor een computersysteem. Dat is niet heel eenvoudig.’
Klantcontact wordt juist beter door AI
De ondernemer ziet nu al voordelen van de nieuwe werkwijze. ‘We besparen tijd omdat handmatig overnemen en interpreteren van ongestructureerde bestellingen niet meer nodig is. Dat gebeurt nu grotendeels automatisch. Het risico op overtypfouten bij het overnemen van gegevens uit e-mails, PDF’s en afbeeldingen wordt sterk verkleind. Onze medewerkers besteden minder tijd aan administratieve orderverwerking en meer aan waar ze goed in zijn: klantcontact en verkoop. Elke order wordt op dezelfde gestructureerde manier verwerkt, ongeacht hoe de klant hem aanlevert. En door de feedback-loop wordt het systeem steeds beter in het herkennen en verwerken omdat het telkens gevoed wordt met nieuwe data. Ons doel is om de tijd die de binnendienst aan orderverwerking besteedt steeds verder terug te brengen, maar dat gaat stapsgewijs. Je moet realistisch zijn in wat je op dag één kunt verwachten.’
Tips toepassen AI in je houtbedrijf
Net als Peter Jan Geurts van VandenTop tipt ook Dekker om een concreet doel te stellen. ‘Begin klein. Kies één duidelijk proces waar je de meeste pijn voelt en zet daar AI in. Probeer niet alles tegelijk op te lossen. Het moeilijkste stuk is niet de technologie, maar het expliciet maken van de kennis die je medewerkers in hun hoofd hebben. Neem daar de tijd voor. Zoek ook de juiste partner, een partij die zowel de technologie als jouw business begrijpt. Wij werken met Lleverage AI en dat bevalt goed, ze denken mee vanuit de praktijk. Zorg daarnaast dat je je data op orde hebt. AI kan alleen goed werken als de stamdata in je ERP klopt.’
Ander advies van Dekker: ‘Betrek je mensen vanaf het begin bij het proces, zij kennen de uitzonderingen en de nuances die het verschil maken. En verwacht geen perfectie op dag één. Het is een iteratief proces. Het systeem wordt beter naarmate het meer verwerkt en meer feedback krijgt.’
Inkoopmodellen met AI gemaakt
Dekker zegt zelf nog maar aan het begin te staan van het traject, al zal een ander denken dat hij al heel ver is met de toepassing van AI. ‘Wij kijken al weer naar uitbreiding; dezelfde aanpak toepassen bij andere afdelingen binnen Dekker Hout. Daarna willen we meer de diepte in, de bestaande workflows verder verfijnen en nieuwe toepassingen verkennen waar AI potentie heeft. We zien volop mogelijkheden om er stap voor stap meer uit te halen.
Tegelijkertijd hebben we ook al op veel andere onderdelen AI toegepast. Onze inkoopmodellen zijn met AI ontwikkeld en geven, op basis van AI, besteladviezen per SKU (stock keeping unit). Verder levert AI de teksten van de artikelen op onze B2B webshop dekkerhout.nl en creëren we sfeerfoto’s met AI voor onze Elephant tuinproducten en Austria deuren. Bezoekrapporten van onze verkopers worden ingesproken in een AI taalmodel. Dit geeft de tekst direct gestructureerd weer met een koppeling via PowerBI die de omzet en marges van de klant per productgroep en in vergelijking met het voorgaande jaar, laat zien.’
Lees ook:
Houtwereld Praktijkdag: 1 oktober 2026 bij Lambert van den Bosch
